新年度がはじまり、職場にも少しずつ慣れてくる5月。対面での会議や打ち合わせが増え始めてくるのもこの時期です。
新社会人や新しい職場で働き始めた方々には、さまざまな新しい情報へのキャッチアップが求められる大事なときでもあります。

このような時期に役立つのが、常に手元にあるスマートフォンのアプリを活用した「音声録音」です。

しかし、ただ録音をすればよいというわけではありません。
録音という行為は使い方を誤ると相手に不快感を与えてしまうこともあります。

今回はそんな、ビジネスでの録音の活用から、録音時のマナー、おすすめの録音アプリまでをわかりやすく解説します。

ビジネスシーンで活かせる録音のチカラ

新社会人や異動・転職で環境が変わったばかりの方にとっては、新しいことづくめの会議や打ち合わせでは情報量の多さに圧倒されがちです。そんなときに、音声録音は「仕事を整理する力」を支えてくれるツールになります。

1. 会議メモの保管、議事録の作成補助

会議や打ち合わせ中、すべての発言を正確にメモするのは至難の業です。録音をしておけば、あとから聞き返して発言の細部まで確認できるため、正確な議事録作成が可能になります。また、自分が担当する内容や決定事項なども抜けなく把握でき、報連相（ホウレンソウ、報告・連絡・相談）の質も向上します。

さらに、複数人で行う打ち合わせでは「誰が何を言ったか」を記録に残しておくことが、後々の確認やトラブル回避にもつながります。新人のうちは内容の理解が追いつかないことも多いのですが、録音を活用すれば時間を置いて何度でも聞き直すことができ、知識の定着にも役立ちます。書き留めたメモと音声を組み合わせることで、より精度の高い情報管理が可能になるのです。

2. プレゼン練習、情報共有時の説明の復習

自分のプレゼンや説明を録音して聞き返すのもオススメです。

話の構成や言葉の選び方、スピードや抑揚などの改善点に気づけます。練習や反省を重ねることで、伝える力に自信がつき、実際の場面でのパフォーマンス向上につながります。

特に新社会人のうちは、上司への報告や簡単なスピーチであっても緊張してしまいがちです。録音を活用すれば、自分が思っていたより早口になっていたり、言い回しがあいまいだったりと、改善点に関する客観的な気づきを得ることができるでしょう。また、フィードバックをもとに内容を再録音してみることで、成長の過程を自分自身で振り返ることもできます。これを習慣化すれば、説明力や説得力が確実にレベルアップしていきます。

3. 音声からの要点整理やToDoのリスト化

会議や打ち合わせが増える時期には、複数のトピックが次々と展開され、重要な発言やタスクが埋もれてしまうことも。たとえば、文字起こしに対応した録音アプリを活用することで、後からテキストを読み返すだけで要点やToDoリストとしてまとめることも可能になります。

特に昨今はリアルタイムでの自動文字起こしに対応した録音アプリが増えています。アプリだからこそどんどんアップデートされ、より便利になっていきます。ICレコーダーとアプリでの録音で迷った際は、文字起こしが必要かどうか、音質などの性能はどのくらいかといった観点から選ぶとよいでしょう。

文字起こし機能を活用すれば、音声を聞き返す手間を省きながら、重要箇所をすばやく文字として把握できます。

特に忙しい業務の合間でも、テキストで内容を確認できるのは大きな利点です。さらに、必要な部分をコピー＆ペーストして自分用のメモや報告資料に使うことも可能。録音＋文字起こしの組み合わせは、効率的な情報整理とタスク管理を支えてくれる、現代の働き方にマッチした方法といえるでしょう。

録音時に気をつけたいルールとマナー

ビジネスでの音声録音は、相手への配慮や情報管理の点で注意が必要です。特に新社会人にとっては、録音を行う際のルールやマナーを理解し、適切に対応することが信頼関係を築く第一歩となります。

ここでは録音時に欠かせない3つのポイントを解説します。

1. 相手の許可を得る

ビジネスシーンで録音を行う際、もっとも重要なのが「相手の同意を得ること」です。録音は自分にとって有用である一方、相手に無断で行うと信頼関係を損なったり、トラブルの原因になったりする可能性があります。特に新社会人の方や新しい取引先では、礼儀正しく録音の意図を伝えることで、相手への配慮とマナーを守る姿勢を示すことができます。

録音の際は、次のような言い回しを活用してみてくださいね。

• 議事録作成のために、録音をしてもよろしいでしょうか？

• あとからのご説明に齟齬がないか振り返りたいため、録音をしてもよろしいでしょうか？

• 念のため、業務の整理に活用したいので、音声を残しても問題ないか確認させてください。

重要なのは「記録目的であること」「社外に出す意図はないこと」を明確に伝えることです。録音の前にひとこと添える習慣は、社会人としての信頼を築くうえで欠かせないマナーです。

2. 個人情報や社外秘の取り扱いに注意

録音の内容には、氏名や連絡先、顧客情報などの個人情報や、企業の機密事項が含まれることがあります。これらの情報は法的な保護の対象であり、扱いを誤ると情報漏洩やコンプライアンス違反につながる恐れがあります。

たとえ録音が許可されていたとしても、内容に個人名やプロジェクトの詳細が含まれている場合、取り扱いを慎重にする必要があります。社外への共有や不特定多数が聞ける場（チャットなど）へのアップロードは避け、録音内容に含まれる情報の重要性を意識した管理を心がけましょう。

録音は便利である一方で、「情報の管理」が求められることを常に意識しましょう。

3. 録音内容の管理（保存場所・削除・社内共有）を行う

社内で録音データの活用・管理をする際は、どこに保存されているのか、誰がアクセス可能なのかを明確にしておく必要があります。

たとえば、業務用のクラウドストレージに録音データを保存する際には、社内の情報セキュリティポリシーに沿って運用することが求められます。個人端末に長期間残しておくのではなく、必要がなくなった録音データはすみやかに削除する、または期限を決めて自動削除を設定するのもよい管理習慣です。

さらに、社内で録音を共有する際には「誰に」「どこまでの範囲で」共有するのかを明確にしましょう。たとえば、関係者のみにアクセスを限定したフォルダに保存する、共有URLに有効期限を設けるといった工夫が必要です。

録音データは情報資産であると同時に、管理を誤ればリスクにもなり得るもの。安心して活用するためにも、「録音した後」の取り扱いにも十分注意を払いましょう。

自動文字起こしやGoogleカレンダー連携が可能な録音アプリ「Voistand」

iOS対応のAI録音アプリ「Voistand」には、ビジネスシーンで活用できる便利な機能が多数あります。

• Googleカレンダーの連携が可能で、予定と紐づけた録音データの管理が可能
• わかりやすくシンプルなUI
• アプリを立ち上げたら、ワンタップで録音をスタート
• リアルタイムで自動文字起こし（AI技術を搭載）が動作
• 録音した音声はクラウドに保存されるため、スマホの容量を気にしなくてもOK

もちろん、Voistandは会議の録音や音声日記など日々の記録に便利な機能も豊富に揃えています。無料でご利用いただけますので、ぜひ一度使ってみてくださいね。

また、Voistandは「進化を続ける録音アプリ」というモットーを掲げ、機能改善を積極的に行っています。お使いになる中で、「こんな機能があればいいな」「ここはこうしてほしい」といったご意見があれば、ぜひ お問い合わせフォーム からお気軽にお寄せください。

ぜひ音声録音を「より身近に」「より便利に」活用してくださいね。

自動文字起こしについては、過去記事「AI録音アプリ「Voistand」の自動文字起こし機能から議事録作成までの流れ【時短・業務効率】」もぜひご覧ください。

まとめ

いかがだったでしょうか？

音声録音は、会議の記録や要点整理、プレゼン練習まで幅広く活用できるビジネスの強い味方です。中でも、「Voistand」のようにクラウド保存、自動文字起こし、カレンダー連携といった機能を備えたアプリを使えば、情報管理の効率が大きく向上します。

日々の業務をスムーズに進めるためにも、ぜひ活用してみてください。