いまや当たり前になっている携帯電話（スマートフォン）ですが、「電話」とは予告なく相手の時間を奪ってしまうツールでもあります。

ほんの20年ほど前まで、電話は「電話が置いてある場所」でしかかけることができませんでした。

たとえば外出中の営業担当者とコンタクトを取るには、内勤業務の従業員に伝言をして折り返しの電話を待つ、あるいは、留守番電話にメッセージを入れる……というのがスタンダードなスタイルでした。

その後、相手の番号さえ知っていれば、いつどこにいる相手にもすぐに電話をかけられる時代になりました。

とても便利になった一方で、仕事相手からの電話の頻度の高さや、メイン業務の時間が削られてしまうことに悲鳴をあげている人もいるようです。

人間は、脳で処理し切れないほどの情報が絶えず入ってくると、前頭前野が疲労状態となり機能低下につながります。
前頭前野はワーキングメモリーを司る部分で、考えることや、記憶すること、感情の抑制や集中させるなどの働きがあります。

インターネットや携帯電話（スマートフォン）の普及により、物理的な仕事の処理速度は増していますが、人間の脳の処理には限界があります。

電話で要件を伝えた側は、「伝わった」と自分の仕事のボールを渡したと思っても、受け手に余裕がないタイミングでは
「さっきの電話…何日までにって言ってたっけ…？」
「えっと…1個目の話しは何だったろうか？」
なんてことにもなりかねません。

今回はそんな電話にまつわるビジネスハックをご紹介。
お互いが円滑に業務や取引が進めるために、ぜひご一読ください。

「電話派」の心理と問題点

世の中には、電話対応に頭を悩ませる人がいる一方で、仕事では電話を積極的に使ったほうがよいと思っている人も多く存在します。電話派の心理としては、以下のようなものがあるようです。

すぐに電話をしてくる人の心理

1. メールやチャットだけで伝えるのは失礼にあたると考えている
   本人がビジネスマナーとして口頭で伝えることを重要視しているケース
2. 問題を早く手離したい
   「電話ならすぐに伝わるし、相手からの質問があった場合にも、すぐに答えられる」
   「メールをするのは時間がかかる（面倒だ）」
3. うまく伝えられるかに不安あり
   「ニュアンスを文章化するのが難しい」
   「相手が理解してくれるかがわからない」

ほかには、頼みにくいような内容ほど電話で伝えるという場合も。

1を除き、別の2つの理由から電話をする人は、「言語化する」というコミュニケーションコストを相手に負担してもらっている場合が多いので注意が必要といえます。

メールを送る場合に人は、一度自分の頭の中で情報を整理します。また、文末には相手に何を求めるのか（情報共有なのか、問題の相談なのか、相手に何らかの行動を促すものなのか）を添えるはずです。

文章をもらった相手は、その文字情報を頭から最後まで読み、必要があれば前半を読み返すこともできます。自分が何を求められているかも明確にわかるため、次の行動を起こしやすいものです。

しかし、電話を受けた場合は、ほかのことをしている途中であっても手を止め、相手が何を言いたいのかを考えながら聞きます。場合によってはメモを取り、会話を整理します。また、2（問題を早く手離したい）の場合は、内容がよくまとまっていないことも多く、相手の言葉をすべて聞いた上で「つまりはこういうこと」と整理するという相互認識が必要になります。

その場で解決策や意見を返さなくてはならないこともあり、これは「よく考えてみたらもっとよい方法があった」ということも往々にしてありえるため、結果的に相手にコミュニケーションコストや時間的コストを負担してもらった上に、効率が悪い結論に至っている場合も少なくないのです。

顧客側だから電話が許される……という問題ではありません。

前述のとおり、人の脳には処理の限界があります。相談相手がプロであっても最適な対処法を聞きたい場合には、コミュニケーションコストをなるべく自分が負担し、相手に考える時間を与えることで、より良い回答を得られることも多いのです。

もちろん、緊急性の高いものは速度が必要ですが、緩急を使い分けることで円滑なビジネスコミュニケーションを築くことができるでしょう。

電話の多い人への対処法

では、もし電話の多い相手から連絡が来た場合は、どのように対処するのがよいのでしょうか？
口頭のコミュニケーションでおすすめな切り返しと、情報を整理しやすくする方法を2つご紹介します。

口頭のコミュニケーションでおすすめな切り返し

• 「すみません、これから〇〇（会議や移動など）があるので後から電話してもいいですか？」
• 「ごめんなさい、いま手が離せないのでメール（またはチャットなど）で送ってもらえませんか？」
• 「いま予定の合間で、話せるのが3分だけですが、よろしいでしょうか？」

このように、あえて電話に出て折り返しを提案したり、メールやチャットで要件を送ってもらうように促したり、会話できる時間を先に提示したりするとよいでしょう。

特に、衝動的に電話をしてくる可能性が高い相手の場合には、いったん間を置くことで相手にも問題を整理する時間ができ、すぐに会話をするよりもロジカルな会話ができる可能性があります。

電話を録音＆テキスト化で情報整理

いろいろと試してみても電話が減らない、あるいは、電話の多い相手が一人ではない場合は、通話の録音や会話のテキスト化（自動文字起こし）がおすすめです。

通話の録音を行うことで、後からの振り返りだけではなく「言った言わない」問題が起きた際にも助けになります。また、会話をテキスト化することで、電話をしながら直前の会話を振り返ることができ、さらに他の人へメールなどで情報を伝える際にコピー＆ペーストもできます。

Androidでは、有償無償問わず通話を録音できるアプリがありますが、iPhoneでは通話録音が許可されておらず、録音をするには別のデバイスを併用したりと、なかなかに困難です。また、LINE通話を録音するには事前設定や画面収録などの手間がかかります。

過去記事：LINE通話を録音！ パワハラやいじめなど、いざというときのためのiPhone・iPadの設定方法

そこで誰にでも簡単にできておすすめなのが、スマホや電話（固定電話を含む）をスピーカーフォンにして、一方のスマホのボイスレコーダーアプリを使って録音するという方法です。

iOS・Android両対応の無料アプリ「Voistand」には、便利な機能が多数あります。

• アプリを立ち上げたら、ワンタップで録音をスタート
• リアルタイムで自動文字起こし（AI技術を活用）が動作
• 録音した音声はクラウドに保存されるため、スマホの容量を気にしなくてもOK
• わかりやすくシンプルなUI

もちろん、Voistandは会議の録音や音声日記など日々の記録に便利な機能も豊富に揃えています。無料でご利用いただけますので、ぜひ一度使ってみてくださいね。

また、Voistandは「進化を続ける録音アプリ」というモットーを掲げ、機能改善を積極的に行っています。お使いになる中で、「こんな機能があればいいな」「ここはこうしてほしい」といったご意見があれば、ぜひ お問い合わせフォーム からお気軽にお寄せください。

ぜひ音声録音を「より身近に」「より便利に」活用してくださいね。

まとめ

いかがだったでしょうか？

コミュニケーション速度が一昔前と比べて圧倒的に速くなった一方、ビジネスパーソンには速度だけではなく確実さも求められます。また、すでに述べたとおり、人間の脳の処理速度には限界があります。

快適な仕事の仕方は、人や会社によってそれぞれ。
さまざまなツールを上手に使って、円滑なビジネスライフを送りましょう。

なお、プライベートはもちろん、仕事をする上でも欠かせないスマホですが、特に若者の間で「スマホ認知症」が広がっているようです。スマホ認知症が起こるしくみと改善法に興味がある方は、以下の過去記事をあわせてお読みください。

過去記事：若年層で急増する「スマホ認知症」。先の予定、漢字、名前。スマホに頼らず思い出せますか？