ホーム ビジネス ウェビナーは参加人数に合わせて準備。7つのコツと注意点を知り、スムーズに実施【進め方編】

ウェビナーは参加人数に合わせて準備。7つのコツと注意点を知り、スムーズに実施【進め方編】

この記事のサマリー

  • ウェビナーは参加人数によって組み立て方が異なる
  • 参加者とインタラクティブに進める工夫をしよう
  • 司会役や合いの手役を置くと、メリハリのあるウェビナーになる

目次

新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の影響で、ウェビナー(ウェブセミナー、オンラインセミナー)の機会が増えています。

筆者は企業研修などの講師を担当する機会が多く、ウェビナーで話す立場も聞く立場も多数経験しています。これまでの経験から、ウェビナーをスムーズに進めるための7つのコツと注意点を、みなさんにお伝えします。

なお、ウェビナーに適したオンライン会議サービスについては【ツール編】を参考にしてください。

参加人数によって組み立て方が異なる

まず大前提として、ウェビナーは参加人数によって組み立て方が異なります

たとえば、人数が少ない場合(5〜10人前後)と人数が多い場合(20人以上)では、次のような違いがあります。

人数が少ないウェビナー

  • 参加者の接続トラブルを充分にケアできる
  • 参加者のマイクは全員オンでも問題なし(5人くらいまでの場合)
  • 予定した時間配分どおりに進めやすい
  • 講師が参加者の表情を見ながら話が進められる
  • 一人ひとりに発言をうながす余裕がある

人数が多いウェビナー

  • 参加者の接続トラブルのケアがたいへんな場合も
  • 参加者のマイクは全員オフ、発言するときだけオンにしてもらう
  • 予定した時間配分どおりに進まないことがある
  • 講師が参加者の表情を見ながら話を進めるのは困難
  • 一人ひとりに発言を求めることは時間的にむずかしい

また、無料と有料でも少し異なる点がありますので、そういったことも踏まえつつ、ウェビナーのコツと注意点を具体的に説明していきます。

1. 参加者の接続トラブルに備えよう

ウェビナーでは、参加者の接続トラブルがつきものです。

人数が多いウェビナーでは、開始時間の10〜15分前から接続可とし、もしトラブルがあっても、再ログイン、アプリやパソコンの再起動などを行う時間的な余裕をもうけましょう。

また、本番直前に講師が個々のトラブルに対応するのは負担が大きく、開始時間の遅れなどにつながりますので、主催者側でサポートスタッフを用意しておきましょう。企業研修では、参加者の出欠確認が必要な場合もあります。そういった事務的なことも、サポートスタッフが行いましょう。

一方、人数が少ないウェビナーでは、トラブルシューティングや出欠確認にそれほど時間はかからないので、講師が兼務しても問題ありません。とはいえ、講師や参加者の快適さや安心感の面では、やはりサポートスタッフを用意するのが理想的です。

無料と有料という点では、有料のほうが安定配信や参加者への手厚いサポートが求められます。無料のウェビナーは各自の責任で参加してもらうことになりますが、有料の場合は可能な限りのサポートが必要となる、と覚えておきましょう。

どちらの場合も、ウェビナーを録画しておき、ある程度の期間だけでもアーカイブとして見られるようにしておくと、接続トラブルで離脱してしまった人、途中退席した人、復習したい人をケアできるので、トータルの満足度が高まります。

2. 音声や映像について気にしすぎない

講師の立場としては、自分の音声や映像が参加者にきちんと届いているかどうかは、どうしても気になるものです。

開始時に「聞こえていますか?」「見えていますか?」と確認するのはかまいませんが、途中で何度も確認する必要はありません。もしトラブルがあれば、主催者や参加者から、異変を知らせるサインがあるからです。音声が少し途切れたり、映像の解像度が下がったりすることはよくあるので、講師も参加者も「お互いに気にしすぎない」のが、ウェビナーやオンライン会議のスタイルといってよいでしょう。

ただし、有料のウェビナーでは安定配信が求められる点に注意しましょう。カメラやマイクについても、パソコンに内蔵しているものではなく、品質のよい外付けタイプの利用を検討してみてください(数千円程度でも充分な品質の製品があります)。

なお、スライドをフルスクリーンで映しているいるときは、何か大きなトラブル(長時間にわたって音声が聞こえない、映像が映っていないなど)があっても気づきにくいので、講師と主催者が別の連絡手段でつながっておき(LINEやメッセンジャー、電話など)、スマートフォンの通知で確認できるようにしておくのが安全です。

3. できるだけインタラクティブに進めよう

リアルのセミナーでもそうですが、参加者が自分から一言も発しなかったセミナーと、何か言葉を発したセミナーでは、後者のほうが満足度が高い傾向があります。

特にウェビナーの場合は、参加者同士での雑談の機会がなく、一方的に聞くだけで終わってしまいがちですので、できるだけインタラクティブな進行を心がけるとよいでしょう。

人数が少ないウェビナーでは、

  • 最初に参加者全員の簡単な自己紹介の時間をとる(5人くらいまでの場合)
  • 常に質問可とする
  • 聞き取りにくいときや映像が見づらいときは、自由に発言してもらうようにする
  • 途中途中で「ここまでで、何か質問はありますか?」などと声をかける
  • 数分のシンキングタイムやワークを用意し、一人ひとりに発表してもらう

といった工夫をしましょう。

一方、人数が多いウェビナーでは、全員に発言してもらうのは時間的にむずかしいので、

  • 最初の「よろしくお願いします」と最後の「ありがとうございました」だけは、全員で声を発する
  • あまり時間のかからないYes/Noや選択式の質問をいくつか含め、挙手をしてもらう
  • もしシンキングタイムやワークを用意する場合も、発表してもらうのは数名にする

といった方法がよいでしょう。

人数の多寡に関わらず、インタラクティブな内容を含めるときは、時間配分に余裕をもたせましょう。たとえば10人の参加者に1分の発言を求めると、トータルで10分かかる予定になりますが、実際には1分を超えて発言する人も出てきます。発言をうながしたり、合いの手を入れたりする時間もありますので、実際には15分から20分くらいかかってしまうことも珍しくありません。

したがって、インタラクティブな内容を3つ準備したとしても、時間との兼ね合いを見て1つ減らす、発言者を数名に絞る、といった柔軟な判断が必要です。

また、手間はかかりますが、ルームを複数用意してグループワークも行えます(Zoomであれば「ブレイクアウトルーム」という機能が利用できるので、グループ分けが簡単です)。各グループのルームに分かれて議論したあと、全体のルームに再度集まり、各グループの代表者が発表する、といった流れです。スムーズな進行のためには、入念な段取りと、いっそうの時間的な余裕が必要です。

4. 画面共有は全画面で

ウェビナーで使うオンライン会議サービスのほとんどに画面共有機能があり、全画面(デスクトップ全体)や特定のアプリ画面を共有対象として選択できます。

ビジネス系のウェビナーでは、スライドのアプリ画面だけをフルスクリーンで共有すれば済むケースがほとんどですが、技術系のウェビナーでは、全画面を共有し、途中途中でブラウザを開いて検索してみたり、他のアプリを使っている様子を見せたりしたほうが、参加者が飽きません

なお、スライドをフルスクリーンで共有していても、参加者全員が自分のパソコンでもフルスクリーンにしているとは限らず、ウィンドウを小さくしている場合や、スマートフォンなど比較的小さなディスプレイで見ている場合があります。したがって、リアルのセミナーでスクリーンに投影するときと同じく、スライドのフォントサイズを大きめにしたり、複雑な図表は簡略化したり、といった工夫をしましょう。

5. チャットをうまく併用しよう

ウェビナーで使うオンライン会議ツールのほとんどにチャット機能(テキストチャット)があります。

  • 主催者から連絡事項を伝える
  • 講師からURLを共有する
  • 参加者に質問を書いておいてもらう

といった使い方ができますので、うまく併用しましょう。

特に、人数が多いウェビナーでは、参加者が声を出して質問しにくいケースもあるので、チャットに投稿してもらうのがおすすめです。ウェビナーの最後に、それを見ながら一問一答的に答えれば、時間短縮にもなります。

6. 司会役や合いの手役を置こう

人数が多いウェビナーでは、講師が参加者の表情を見ながら話を進めるのは困難です。スライドをフルスクリーンで共有している場合は特に、です。もし参加者の画面を一覧している場合でも、20人を超えると表情の確認がむずかしくなります。

講師の立場としては、人の表情が確認できない中で話し続けるのは、実はなかなかたいへんです。参加者にとっても、講師ひとりが最初から最後まで話すだけでは、メリハリのなさや物足りなさを感じるのが正直なところです

したがって、人数が多いウェビナーや有料のウェビナーでは、主催者側の誰かが司会役をし(もし大人数のウェビナーで予算に余裕があれば、司会を別途アサインし)、

  • 開始時の案内(注意事項、講師の簡単な紹介など)
  • 休憩時の案内
  • 講師の音声や映像にトラブルがあったときの間つなぎ
  • 質疑応答の仕切り
  • 終了時の案内

を行うとよいでしょう。

また、ウェビナーの内容や参加対象にもよりますが、司会が合いの手役も担当し、うなずきやリアクションを挟むことも検討してみてください。合いの手が頻繁すぎるとノイズになってしまいますが、適度であれば講師にとっても参加者にとっても助けになります。

7. アンケートには終了直後に答えてもらおう

企業研修のウェビナーではアンケートの回答やレポートの提出を必須にできますが、一般向けのウェビナーでは善意で回答してもらうことになります。

なるべく、終了直後にアンケートフォームを案内し、その場で答えてもらうようにすると、回収率が高くなります。逆に「後日、URLをご案内します」という流れにしてしまうと、高い回収率は期待できません。

講師のスライドの最後や、主催者からの終了時の案内で、参加者をアンケートフォームに誘導し、その場で回答してもらいましょう。チャット機能でアンケートフォームのURLを共有すれば、すぐにアクセスしてもらえます。

最後に次回の告知や別のウェビナーの案内を入れる場合は、その間にアンケートに答えてもらうのも、お互いにとって時間の有効利用になるのでおすすめです。

まとめ

アフターコロナやポストコロナの時代でも、ウェビナーというスタイルがますます定着していくでしょう。そもそも、国土の広い国や共通の言語を扱う地域では、すでにウェビナーが広く行われており、リアルのセミナーとウェビナーの併用(同時配信)なども盛んです。

インサイドセールスのために、ウェビナーを活用する企業も増えています。リアルのセミナーよりも運営コストや集客コストを格段に低く抑えられること、計画から実施までのスピーディに進められること、少人数から大人数まで柔軟に対応できることが、ウェビナーの大きなメリットです。

効果的なウェビナーの実施のために、この記事がお役に立てば幸いです。

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