打ち合わせや会議に必要な「議事録」。
社会人になると、打ち合わせや会議に頻繁に出席することになります。先輩社員と同行したときや、部署内の定例会議などで、議事録の作成を頼まれる機会が増えるはずです。
議事録ではなく、メモでよい場合もあるでしょう。また、オフィスツールではなく、クラウドサービスを使って作成するケースも増えています。いずれの場合も、議題、決定事項、タスクを明らかにする、という議事録の役割は変わりません。
なお、株主総会、取締役会、監査役会などでは、法律で議事録の作成が求められています（会社法第318条など）。また、大きな金額の取引では、打ち合わせ後に議事録をすぐに出力し、間違いがないか確認の上、双方が署名を入れる、といったケースもありますが、この記事では日常的な打ち合わせや会議を念頭において解説します。
それでは、議事録作成のポイントを詳しく見ていきましょう。
議事録では基本情報をしっかりと示す
打ち合わせがはじまる段階で、まず次の基本情報を議事録に書いておきましょう。
- 日時（年月日と曜日）
- 場所（建物名や会議室名）
- 参加者（フルネームと肩書き）
日時については、月日はもちろん、西暦や和暦の年と、曜日を書いておきます。たとえば、「2019年8月7日（水）14:00-16:00」と書きます。時間は、開始時間と終了時間の両方を書いておきましょう。予定よりも早まったり延びたりした場合は、それに合わせて修正しておくことを忘れずに。
場所は「◯◯本社ビル 5F 第2会議室」と書いておきます。外部の貸し会議室やコワーキングスペースを使う場合は、「西新宿・◯◯スペース Aルーム」というように、最寄り駅や大まかな地域を書いておくとよいでしょう。
参加者は、フルネームと肩書きを書いておきます。小規模な会社であれば、苗字だけにしたり、肩書きを省いたりしてもかまいません。逆に、複数社からの参加者がいる場合は、「株式会社◯◯」と社名を追加しておきましょう。
悪い例
日時：8月7日 14:00-16:00
会場：◯◯本社ビル
参加者：山田 太郎、若草 花子、宝木 一郎、戸祭 和男、駒場 雄一
よい例
日時：2019年8月7日（水）14:00-16:00
会場：◯◯本社ビル 5F 第2会議室
参加者：山田 太郎（株式会社◯◯ △△部 部長）
若草 花子（株式会社◯◯ △△部 主任）
宝木 一郎（株式会社◯◯ △△部）
戸祭 和男（□□株式会社 ☓☓部 課長）
駒場 雄一（□□株式会社 ☓☓部）
正確を期すために、ボイスレコーダーで録音
特に、参加者が多い打ち合わせや他社との打ち合わせでは、スマートフォンのボイスレコーダーで録音しておくとよいでしょう。なぜなら、
- 複数の声が重なって、うまく聞き取れなかった部分の聞き直し
- メモのスピードが追いつけなかった部分の聞き直し
- 記憶があいまいな部分の確認
などが、音声データによって可能になるからです。
もちろん、正確な議事録のために、その場で「もう一度話してください」「ゆっくりと話していただけると助かります」とお願いするのもよいでしょう。ただし、何度も会話に割って入るのは現実的ではないため、ボイスレコーダーで録音し、聞き直せる状態にしておくと便利です。
特に他社との打ち合わせでは、取引上のトラブルが発生したときに、議事録の存在が問われるケースがあります。議事録だけでは真偽を明らかにできない場合、音声データによって発言内容をより正確に把握できる可能性があります。もし議事録を作成していなかった場合も、そのときの音声データがあれば、議事録に相当する内容として扱うことができるでしょう。
録音を開始するときは、「聞き違いがないように録音します」と、スマートな断りを入れておきましょう（詳しくは、打ち合わせや会議で、スマホのボイスレコーダーで上手に録音するコツを参照）。
議事録作成では、メモが「主」、ボイスレコーダーが「従」
ボイスレコーダーで録音するからといって、「議事録は、あとで作ればいいや」と考えずに、その場でできるだけ正確にメモをとりましょう。
というのも、せっかく打ち合わせの場にいるのに、あとから音声データをすべて聞き直すのは、時間がもったいないからです。音声データは、上記のような正確を期す場合の確認用として使います。
議事録作成はスピードが大切。打ち合わせから数日後に共有されても、アーカイブ以外の意味はありません。終わってから数時間以内の共有がベスト。遅くとも翌日の早い時間には共有したいところです。
議事録の内容確定の前に、参加者の確認や上司の承認が求められるなど、フローがやや複雑なケースもあるでしょう。素早い共有には、このようなフローをスムーズに進めるメリットもあります。
たとえば、数日後に議事録の原稿を共有すると、「あれ、そんなこと言ったっけ？」「この件は聞いてなかったけど」といった、記憶違い、認識違いがポロポロと出てきて調整がたいへんになります。なるべく早く共有することで、このような事態を避けることができるのです。
議事録には、発言のすべてを盛り込む必要はありません。議題に関わる発言と決定事項を軸とし、ほかに重要な発言があれば補完的に書いておく、というスタンスで作成します。
たとえば、次のような構成で全体をまとめましょう。
- 議題1
- 発言内容
- 参加者／発言
- 参加者／発言
- 参加者／発言
- 決定事項
- 議題2
- 発言内容
- 参加者／発言
- 参加者／発言
- 参加者／発言
- 決定事項
- タスク
- 担当者／内容
- 担当者／内容
- 担当者／内容
- 次回予定
発言それぞれは、冗長に書かずに、リストに近いかたちでまとめましょう。あいまいな言い回しはカットし、歯切れのよい表現にします。
最後のほうの「タスク」は、直近でやるべきことです。その場で決められるもののほか、後日、確認の上で決めるものもあります。このような場合も、「あとで◯◯が決定」とカッコ書きで示しておきましょう。
次回予定については、定例会議であれば自動的に日時が決まりますが、祝日や参加者の都合で変更する場合がありえます。きちんと日時を確認し、議事録に書いておくことが大切です。
もし定例でなくても、何度か繰り返す必要があれば、打ち合わせの最後で次回の日時を決めておくことが大切です。参加者全員がその場でカレンダーや手帳でスケジュールを確認の上、日時を決めるのがベストです。
悪い例
- ◯◯展示会に出展する件で、内容の大枠を決める
- 発言内容
- 山田「新製品Aは7月に出したばかり。ぜひ、製品を盛り上げるためにアピールしたいと考えています」
- 宝木「他部署がCという製品を手がけており、◯◯さんから一緒に展示してほしいという希望が寄せられました」
- 若草「昨年の実績をいいますと、製品の数としては3つ展示しました。ブースはそれなりの広さを確保していますが、スペースとして3つが限度だと思います」
- 駒場「販促物の作成にあたって、規定サイズのロールアップバナーには、がんばっても2製品までしか載せられないかなと」
- 戸祭「製品について優先度を決めないといけませんね」
- 山田「出展内容の優先度も、ここで決めてよい話題です。さて、どうしましょうか。Aを最優先にするとして、CとBの順番に悩みますね。他部署のCを2番目、うちの部署のBを3番目としましょうか。ブースのスペースは均等に割り当てるとしましょう。ロールアップバナーにはAとCを掲載し、Aを上、Cを下としましょう。みなさん、どうでしょうか」
- 若草「よいと思います」
- 駒場「はい、特に問題ないと思います」
- 戸祭「そうですね。それがよさそうです」
- 宝木「いいですね」
- 決定事項
- 優先度は、検討の結果、A、C、Bの順にすることとした
- ブースのスペースは、製品ごとに均等に割り当てることとした
- ロールアップバナーにはAとCを掲載することとし、Aを上、Cを下にすることとした
- 発言内容
よい例
- ◯◯展示会への出展内容
- 発言内容
- 山田「7月に出したばかりの新製品Aをアピールしたい」
- 宝木「他部署から、Cという製品を一緒に展示してほしいという要望あり」
- 若草「昨年は、3製品を展示した。ブースのスペースとして、それが限度」
- 駒場「規定サイズのロールアップバナーには、2製品まで掲載可能」
- 戸祭「製品の優先度を決めてアピールする必要あり」
- 山田「優先度はここで決めるべき事項。A、C、Bの順とし、ブースのスペースは均等に用意。ロールアップバナーにはAとCを掲載する（Aが上、Cが下）ということでよいか」
- 全員「異議なし」
- 決定事項
- 優先度は、A、C、Bの順
- ブースのスペースは、製品ごとに均等に（3分割で）
- ロールアップバナーにはAとCを掲載（Aが上、Cが下）
- 発言内容
まとめ
現在、伝統的な企業を除いて、議事録は素早くカジュアルに、つまり、メモに近いかたちで作成するケースが増えています。また、共有の容易さを考えた場合、Google DocsやDropbox Paperなどのクラウドサービスを使うのが適しているでしょう。
- 形式にとらわれるのではなく、内容とスピードにフォーカスすること
- 正確を期すために、念のためボイスレコーダーで録音しておくこと
この2つが、素早く正確な議事録を作成するポイントです。
新社会人や若手社員にとって、議事録作成は自分の能力をアピールするチャンス。わかりやすい議事録を素早く作成できるように、腕を磨きましょう。
